Öffentliche Ausschreibung in Potsdam

Ö-L-39-35-25: Geschäftsstelle Bündnis für bezahlbares Wohnen und Bauen Potsdam.
VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung. Bekanntmachung
Zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle:
Bezeichnung Text freischaltenLandeshauptstadt Potsdam, Bereich Vergabemanagement, Postanschrift Friedrich-Ebert-Str.79/81, Ort 14469 Potsdam, TelefonText freischalten +49 331289-0, E-Mail Text freischaltenzentrale-vergabestelle@rathaus.potsdam.de, URL Text freischaltenhttps://www.potsdam.de/de, UST.-ID DE138408386.
Zuschlag erteilende Stelle die zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen Elektronisch über diese Vergabeplattform: Text freischaltenhttps://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCRHY10.
Postalische Angebote oder Teilnahmeanträge sind nicht zugelassen.
Bereitstellung der Vergabeunterlagen Elektronisch über diese Vergabeplattform: Text freischaltenhttps://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCRHY10/documents.
Art und Umfang der Leistung:
Es soll die Organisation und Durchführung von Geschäftsstellentätigkeiten für das Bündnis für bezahlbares Wohnen und Bauen der Landeshauptstadt Potsdam gemäß den nachfolgenden Regelungen als Dienstleistung beauftragt werden. Die ausgeschriebene Leistung beinhaltet zwei feste Leistungsmodule (Modul A und Modul B) sowie ein optionales Leistungsmodul (Modul C):
Modul A) Die Kernaufgabe im Rahmen der Geschäftsstellentätigkeit beinhaltet die administrative Koordination des Bündnisses. Dazu gehören:
- das Management der Mitgliedschaften im Bündnis, d.h. das Führen und Aktualisieren eines Mitgliederverzeichnis inkl. der
Kontaktmöglichkeiten zu den Vertretungen unter Wahrung datenschutzrechtlicher Bestimmungen,
- bei Bedarf die Erweiterung des Bündnis um weitere Mitglieder gemäß den Regelungen der Bündnisvereinbarung (Anlage 1),
- die Wahrnehmung der Aufgabe als interne und externe Ansprechpartnerin und Anlaufstelle für alle Belange des Bündnisses
inklusive Einrichtung einer einheitlichen E-Mail-Adresse,
- die Koordination und Beantwortung von Anfragen aus der Öffentlichkeit in enger Abstimmung mit den Bündnismitgliedern und
nach Freigabe durch den Auftraggeber,
- Die Initiierung, Abstimmung und Durchführung von Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit mit den Bündnismitgliedern. Dazu gehört
das Verfassen und Abstimmen eines jährlichen Tätigkeitsberichts zum Jahresende.
Ferner besteht aufgrund der Fortschreibung des wohnungspolitischen Konzepts in 2024 bezüglich der 2016 abgeschlossenen
Bündnisvereinbarung ein dringender inhaltlicher Aktualisierungsbedarf. Konkret: Das 4 Seiten umfassende Dokument stellt an
einigen Stellen Bezüge zum alten Konzept her, die einer Aktualisierung bedürfen. Aufgrund des geringen Umfangs ist die Leistung
im Rahmen der Geschäftsstellentätigkeit zu erbringen. Die Aktualisierung der Bündnisvereinbarung ist eng mit dem Auftraggeber
und mit den Bündnismitgliedern abzustimmen.
Dem Auftragnehmer werden mit der Auftragserteilung alle relevanten Unterlagen aus dem bisherigen Bündnisprozess bereitgestellt
(Protokolle, Mitgliederlisten etc.).
Modul B)
Die inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von regelmäßig 2 regulären Sitzungen pro Jahr.
Diese sind regelmäßig in Präsenz und nur in Ausnahmefällen in digitaler Form anzusetzen. Für die Dauer einer Sitzung sind

2 Stunden anzusetzen. Die Räumlichkeiten werden durch den Auftraggeber bereitgestellt. Der Ort der Leistungserbringung ist

Potsdam.
Zu dem Leistungsmodul gehören folgende Teilleistungen:
- die Terminkoordination,
- das Einladungsmanagement (Versand von Terminankündigung und Termineinladung nebst abgestimmter Tagesordnung unter
Wahrung von abzustimmenden Fristen per E-Mail, Dokumentation von Zu- und Absagen etc.),
- die inhaltliche Terminvorbereitung in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber: Abfrage und Abstimmung von
Besprechungsinhalten, Abfrage, Erstellung und Abstimmung einer Tagesordnung, Erstellung und Abstimmung von
Sitzungsunterlagen (Präsentation, Tischvorlage etc.),
- die Durchführung und Moderation der Sitzungen,
- Versorgung der Sitzungsteilnehmenden mit Getränken (Wasser, Kaffee, Tee),
- die Dokumentation der Sitzungen durch Anfertigung eines Ergebnisprotokolls sowie durch Führen einer Teilnahmeliste, der
Versand des Protokolls und die Protokollabstimmung mit allen Bündnismitgliedern.
Der Auftraggeber wird die erforderlichen Räumlichkeiten und die technische Ausstattung (Beamer) bereitstellen.
Optional: Modul C)
Anlassbezogen kann durch die Bündnismitglieder der Bedarf nach zusätzlichen Bündnissitzungen festgelegt werden. In diesem
Fall beauftragt die LHP den Auftragnehmer spätestens einen Monat vor dem nächsten geplanten Sitzungstermin für die dann
festgelegte Zahl an zusätzlichen Sitzungen zur Erbringung von Leistungen analog Modul B.
Darüber hinaus können gemäß der Bündnisvereinbarung durch die Bündnismitglieder Arbeitskreise gebildet werden.
Ein regelmäßiger Sitzungsturnus und die Anzahl der Sitzungen können daher vorab nicht bestimmt werden. Gemäß der
Bündnisvereinbarung benennen die Bündnismitglieder, die in einem Arbeitskreis mitwirken aus ihrem Kreis eine Koordinatorin
oder einen Koordinator. Ob eine externe Moderation zur Begleitung der Arbeitskreissitzungen benötigt wird, legen die jeweiligen
Arbeitskreismitglieder in Abstimmung mit dem Auftraggeber fest.
Falls der Bedarf nach externer Begleitung entsprechend bestätigt wird, wird der Auftragnehmer spätestens einen Monat vor dem
nächsten geplanten Sitzungstermin beauftragt, für die dann festgelegte Zahl an Sitzungen die folgenden Leistungsinhalte (analog
Modul B) zu erbringen:
- die Terminkoordination,
- das Einladungsmanagement (Versand von Terminankündigung und Termineinladung nebst abgestimmter Tagesordnung unter
Wahrung von abzustimmenden Fristen per E-Mail, Dokumentation von Zu- und Absagen etc.),
- die inhaltliche Terminvorbereitung in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber: Abfrage von Besprechungsinhalten, Erstellung
einer Tagesordnung, Erstellung von Sitzungsunterlagen (Präsentation, Tischvorlage etc.),
- die Durchführung und Moderation der Sitzungen,
- Versorgung der Sitzungsteilnehmenden mit Getränken (Wasser, Kaffee, Tee),
- die Dokumentation der Sitzungen durch Anfertigung eines Ergebnisprotokolls sowie durch Führen einer Teilnahmeliste, der
Versand des Protokolls und die Protokollabstimmung mit allen Arbeitskreismitgliedern.
Die Zahl der zusätzlichen Bündnissitzungen bzw. Arbeitskreissitzungen wird auf insgesamt maximal 4 pro Jahr begrenzt. Es besteht
die Möglichkeit, dass keine zusätzlichen Bündnis- oder Arbeitskreissitzungen anfallen.
Im Leistungsmodul B ist für das Jahr 2025 eine reguläre Bündnissitzung einzuplanen. Bei einer Vertragsverlängerung
bis zum 30.04.2030 sind für 2030 ebenso nur eine reguläre Bündnissitzung (B) und bis zu zwei zusätzlich Bündnis- bzw.
Arbeitskreissitzungen (C) vorgesehen.
Im Zuge der Leistungserbringung ist eine enge Abstimmung mit der Auftraggeberin erforderlich. Das umfasst mindestens eine
Vorbesprechung im Vorfeld der Sitzungen (mind. 14 Tage vorher). Die Abstimmungen sind in geeigneter Form zu dokumentieren
und der LHP vorzulegen.
Die Unterlagen zur inhaltlichen Sitzungsvorbereitung (Module B und C) sind dem Auftraggeber mindestens 14 Tage vor dem
Sitzungstermin vorzulegen und mit ihm abzustimmen.
Alle im Rahmen der Abstimmung erstellten Unterlagen sollen in Form von Word- oder Powerpointdateien und druck- und
barrierefreien internetfähigen PDF-Dateien übermittelt werden. Die Übersendung aller Dateien erfolgt in der Regel auf
elektronischem Weg (per E-Mail).
Die Leistungserbringung gemäß dieser Leistungsbeschreibung stellt die Mindestanforderung dar.
Die Bieter haben die Möglichkeit, im Rahmen des Angebots darüber hinaus gehende Leistungszusagen entsprechend der
Bewertungsmatrix zu unterbreiten. Diese zusätzlichen Leistungszusagen sind in einem gesonderten Qualitätskonzept festzuhalten,
das verbindlicher Bestandteil des Angebotes ist und den Angebotsunterlagen beizulegen ist. Es wird den Bietern empfohlen, sich
bei der Zusage zusätzlicher Leistungsqualitäten an der Bewertungsmatrix zur Bewertung der Leistungsqualität zu orientieren.
Nur dann kann die zusätzlich angebotene Leistungsqualität im Rahmen der Wertung der Qualität der Angebote berücksichtigt
werden. Angaben im Qualitätskonzept, die keine verbindliche Leistungserbringung erkennen lassen, werden bei der Wertung der
zusätzlichen Leistungsqualität nicht berücksichtigt.
Haupterfüllungsort Bezeichnung Landeshauptstadt Potsdam, Ort Potsdam.
Ergänzende / Abweichende Angaben zum Haupterfüllungsort:
Für die Durchführung der Sitzungen ist der Leistungsort Potsdam.
Ausführungsfristen Bestimmungen über die Ausführungsfrist:
Vorgesehen ist ein Dienstleistungsvertrag mit einer Laufzeit von drei Jahren ab dem 01.05.2025 mit der Option der Verlängerung um zwei Jahre. Sofern der Zuschlag nach dem 01.05.2025 erteilt wird, beginnt der Vertragszeitraum spätestens mit der Zuschlagserteilung. Der Vertrag läuft maximal 5 Jahre.
Laufzeit bzw. Dauer Beginn 01.05.2025 Ende 30.04.2030.
Zuschlagskriterien Kriterium Gewichtung:

1. Preis 30