Öffentliche Ausschreibung in Rathenow

Bekanntmachung einer geplanten Vergabe.
Art der Ex-ante-Bekanntmachung.
Art der Ex-ante-Bekanntmachung Binnenmarktrelevanz.
Verfahrensart Verhandlungsvergabe (formal) / UVgO.
Auftraggeber Text freischaltenLandkreis Havelland - Der Landrat - Platz der Freiheit 1 14712 Rathenow Land DE
Kontaktstelle Dezernat I, Zentrale Vergabestelle
Zu Händen von Text freischaltenHerr Hansen
E-Mail Text freischaltenvergabestelle@havelland.de
Hauptadresse (URL)
Leistungsbeschreibung
Der Landkreis Havelland beabsichtigt die Beschaffung eines Softwaretools zur KI- unterstützen Erstellung von Leistungsbeschreibungen und der Bereitstellung einer Datenbank für Vergabeverfahren. Die Leistung soll in einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) ausgeschrieben werden.
Es handelt sich bei dieser Veröffentlichung um eine Information, die geeignete
Unternehmen zum Anlass nehmen können, ihr Interesse an der Teilnahme am
Vergabeverfahren zu bekunden.
Inhalt:
Die Landkreisverwaltung Havelland beabsichtigt die Beschaffung eines
Softwaretools zur effizienten und standardisierten inhaltlichen Vorbereitung von
Vergaben, u. a. Leistungsbeschreibungen, für vier Nutzer bzw. vier Lizenzen.
Das Tool soll eine integrierte Datenbank als Wissenspool und
Recherchemöglichkeit enthalten und über einen KI-basierten Assistenten bzw.
eine vergleichbare Technik verfügen, um die Erstellung von Dokumenten im
Vergabeverfahren zu unterstützen. Durch eine Standardisierung und intelligente
Textvorschläge sollen dabei Qualität und Konsistenz der Dokumente erhöht und
der Erstellungsprozess beschleunigt werden.
Art und Umfang der Leistung:
Konkrete Mindestanforderungen an die Software sind im Folgenden dargestellt.
Eine entsprechende Bewerbung ist bis spätestens zum 29.11.2024, per E-Mail an
Text freischaltenvergabestelle@havelland.de zu richten.
Folgende Unterlagen sind beizufügen:
A. kurzes Unternehmensprofil (max. 2 Seiten)
B. Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis
auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung
C. nachgewiesene Erfahrungen in Form von mind. 3 Referenzen (ein
entsprechendes Formblatt wird auf Anfrage zur Verfügung gestellt)
Referenzen nach § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV
Der Bieter bzw. Interessent benennt mindestens drei geeignete Referenzen, bei
denen das angebotene Softwaretool bzw. eine vergleichbare Software (Art und
Umfang mit Bezug zur Leistungsbeschreibung) bereitgestellt bzw. implementiert
wurde.
Folgende Angaben sind zu machen: durchgeführte (Dienst-)Leistung,
Durchführungszeitraum, Bezeichnung des Auftraggebers (zuständiger Bereich,
Kontaktdaten, ggf. Name), Art und Umfang der erbrachten Leistung unter u.a.
Nennung der Hauptaufgabe der Leistungsbeschreibung.
D. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123
und 124 GWB
(ein Muster der Eigenerklärung kann auf Anfrage bereitgestellt werden)
E. Leistungsprofil der Software aus dem die Erfüllung aller Mindestanforderungen
ersichtlich ist (z.B. Informationsbroschüre)
Sollten Interessenten bis voraussichtlich zum 13.12.2024 keine entsprechende
Anfrage zur Angebotsaufforderung erhalten haben, wurden sie nicht berücksichtigt.
Ein Anspruch auf Einbeziehung in das Vergabeverfahren besteht nicht.
Zeitraum der Leistungserbringung: 01.02.2025 bis 31.12.2028 mit
Verlängerungsoption (immer ein Jahr bis zu einer Gesamtlaufzeit von sechs
Jahren, wenn kein Vertragspartner kündigt)
Folgende Mindestanforderungen bzw. Leistungen (*) müssen erfüllt / erbracht
werden:
1. Grundanforderungen an das Softwaretool
1.1. Funktionalitätsanforderungen zur Erstellung von Leistungsbeschreibungen
Das Softwaretool muss eine digitale Erstellung von Leistungsbeschreibungen
zulassen, die die Möglichkeit zur freien Strukturierung der Dokumente beinhaltet.
Bei der Erstellung des Inhalts von Leistungsbeschreibungen muss das
Softwaretool eine KI-basierte Assistenzfunktion anbieten, die unter Einbindung
einer Dokumentendatenbank die Nutzenden bei der inhaltlichen Gestaltung und
der Formulierung von Vergabeunterlagen unterstützt.
1.2. Datenbankfunktionalität
Die integrierte Datenbank des Tools verfügt über deutschlandweite
Vergabeunterlagen öffentlicher Auftraggeber der letzten drei Jahre, die zumindest
die Leistungsbeschreibung umfassen. Diese ist vom Bieter regelmäßig zu
aktualisieren und zu ergänzen.
Zur Nutzung der Inhalte ist eine effiziente Volltextsuche innerhalb der vorhandenen
Dokumente bereitzustellen, die einen schnellen Zugriff auf Inhalte anderer
Ausschreibungsverfahren ermöglicht und die Suchergebnisse übersichtlich
darstellt, z. B. mittels visualisierter Übersicht.
Weiterhin muss die Möglichkeit bestehen aus den Ergebnissen einzelne
Dokumente oder Texte zu filtern, auszuwählen, zu betrachten, zusammenzufassen
und angepasst in eigene Dokumente zu übernehmen.
1.3. Technik-/ KI-basierter Assistent
Der KI-basierte Assistent greift zur Erstellung und Formulierung von
Leistungsbeschreibungen auf die integrierte Datenbank zu.
Die Erstellung individueller Texte wird durch Vorschläge des KI-Assistenzsystems
auf Basis vorhandener Datenbankinhalte und eigener Dokumenten unterstützt.
Zudem wird vorausgesetzt, dass durch das Assistenzsystem
Formulierungsvorschläge aus den Inhalten der Datenbank gemacht, mehrere
Vergabeinhalte automatisiert zusammengefasst und in eigene Dokumente
innerhalb des Tools eingebunden werden können.
2. Technische Anforderungen
2.1. Benutzeroberfläche
Die Benutzeroberfläche muss benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar gestaltet
sein.
Als Sprache steht innerhalb des Tools durchgängig "deutsch" zur Verfügung.
Die Software muss die Ausführung und Darstellung auf einem Desktop-PC
zulassen.
2.2. Kompatibilität
Bei der Speicherung und Bereitstellung der Daten werden als Dateiformate PDF,
MS-Office-Formate bzw. OpenOffice-Formate genutzt.
2.3. Sicherheit
Das Softwaretool muss die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO) erfüllen.
Um den Zugriff auf die Software abzusichern, ist eine Benutzer-/Rechteverwaltung zu implementieren.
Bei der Übertragung der Daten erfolgt eine sichere Kommunikation zwischen Nutzenden und dem System durch eine angemessene Verschlüsselung.
2.4. Bereitstellung und Verfügbarkeit
Die Bereitstellung des Tools erfolgt durch den Bieter als webbasierte Anwendung.
Die produktive Nutzung des Softwaretools ist zum 01.02.2025 zu ermöglichen.
Eventuell nötige Installationen oder Freigaben sind im Vorfeld durchzuführen.
2.5. Skalierbarkeit
Der Bieter ist in der Lage, bei Bedarf weitere Lizenzen bzw. Zugänge für weitere Nutzer kurzfristig bereitzustellen.
3. Support, Wartung und Schulung
Bei technischen Problemen steht den Nutzenden ein bieterseitiger Support zur
Verfügung. Dabei erklärt der Bieter, dass eine Rückmeldung durch ihn spätestens
am Ende des auf die Anfrage folgenden Werktags vorgenommen wird.
Der Support muss die laufende Verbesserung und Anpassung des
Programmstands nebst Installation und eine Störungsbeseitigung umfassen.
Der Bieter führt regelmäßige Software-Updates durch, um neue Funktionen,
Sicherheits-Patches und Leistungsverbesserungen zu gewährleisten.
Zur Einweisung der Nutzenden in die Anwendung des Tools sichert der Bieter ein
Onboarding zu. Hier kann sich der Bieter einer Präsenz-/ Onlineschulung bzw.
geeigneter Schulungsmaterialien, z. B. eines Einweisungsmoduls, bedienen.
(*) Die Anforderungen sind zwingend und müssen uneingeschränkt und umfassend
erfüllt werden.
Zeitraum der
Leistungserbringung
01.02.2025 bis 31.12.2028 mit Verlängerungsoption (immer ein Jahr bis zu einer
Gesamtlaufzeit von sechs Jahren, wenn kein Vertragspartner vorher kündigt)
Leistungsort
Bezeichnung Landkreis Havelland - Der Landrat -
Text freischaltenPostanschrift Platz der Freiheit 1
PLZ 14712
Ort Rathenow.