Öffentliche Ausschreibung in Neukirchen

Verhandlungsvergabe mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb (Liefer- / Dienstleistung)
HAD-Referenz-Nr.: 528/185
Vergabenummer: Text freischalten/Aktenzeichen: 79222
1.Auftraggeber (Vergabestelle) / Einreichung der Teilnahmeanträge:
Offizielle Bezeichnung:Text freischalten Magistrat der Stadt Neukirchen
Straße: Am Rathaus 10
Stadt/Ort:34626 Neukirchen
Land: Deutschland (DE)
Kontaktstelle(n): Hauptamt
Zu Hdn. von: Dietmar Schaub
Telefon:Text freischalten 06694/808-55
Fax:Text freischalten 06694/808-40, E-Mail: Text freischaltenstadtverwaltung@neukirchen.de
digitale Adresse (URL): Text freischaltenwww.neukirchen.de
Zuschlagserteilung:
Offizielle Bezeichnung: Magistrat der Stadt Neukirchen
Straße: Am Rathaus 10
Stadt/Ort:34626 Neukirchen
Land: Deutschland (DE)
Kontaktstelle(n): Hauptamt
Zu Hdn. von: Dietmar Schaub
Telefon:Text freischalten 06694/0808-55
Fax:Text freischalten 06694/808-40, E-Mail: Text freischaltenstadtverwaltung@neukirchen.de
digitale Adresse (URL): Text freischaltenwww.neukirchen.de

2. Art der Vergabe:

Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb gemäß UVgO

3. Form, in der Teilnahmeanträge/Angebote einzureichen sind:

(x) schriftlich
4.

5. Bezeichnung des Auftrags:

Betrieb des Büros für Tourismus, Kur und Stadtmarketing der Stadt Neukirchen
Vergabenummer: Text freischalten/Aktenzeichen: 79222
Art des Auftrags: Dienstleistung
Art und Umfang der Leistung: Leistungsbeschreibung Betrieb des -Büros für Tourismus, Kur und Stadtmarketing- der Stadt Neukirchen
Teil A Grundlagen1 Gegenstand1.1 LeistungsinhalteDer Auftragnehmer betreibt für die Stadt Neukirchen ein Büro für Tourismus, Kur und Stadtmarketing. Das ein Büro für Tourismus, Kur und Stadtmarketing nimmt zwei wesentliche Leistungen wahr (siehe Abschnitt B): Leistung 1: Betrieb der Tourist Information mit angegliedertem Märchenhaus und Türmerstube der Stadt Neukirchen?Leistung 2: Management und Marketing in den Bereichen -Tourismus-, -Kur- und -Stadtmarketing- für die Stadt NeukirchenDer Auftrag wird im Rahmen eines Gesamtauftrages vergeben.1.2 LeistungszeitraumDer Leistungszeitraum erstreckt sich auf die Zeit vom 01.01.2025 bis 31.12.2027 mit einer Verlängerungsoption von maximal zwei Jahren.Die Verlängerungsoption kann vom Auftraggeber bis zum 30.09.2027 für ein Jahr (01.01.Text freischalten2028 - 31.12.2028) oder zwei Jahre (01.01.Text freischalten2028 - 31.12.2029) gezogen werden. Für jedes Verlängerungsjahr stehen 120.000,- Euro zzgl. USt. zur Verfügung.Im Falle einer Verlängerung von zunächst einem Jahr kann der Auftraggeber bis zum 30.09.2028 eine nochmalige Verlängerungsoption um ein weiteres Jahr (01.01.Text freischalten2029 - 31.12.2029) gezogen werden.1.3 BudgetFür die im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung ausgeschriebenen Leistungen steht ein jährliches maximales Budget i.H.v. 120.000,- Euro zzgl. USt. zur Verfügung. Das Budget verteilt sich voraussichtlich wie folgt auf die beiden Leistungen: 50.000,- Euro zzgl. USt. für Leistung 1: Betrieb der Tourist Information mit angegliedertem Märchenhaus der Stadt Neukirchen?70.000,- Euro zzgl. USt. für Leistung 2: Management und Marketing in den Bereichen -Tourismus-, -Kur- und -Stadtmarketing- für die Stadt NeukirchenInsgesamt steht in der dreijährigen Vertragslaufzeit ein maximales Budget i.H.v. 360.000,- Euro zzgl. USt. zur Verfügung.Im Falle der Verlängerung stehen jährlich bis zu 120.000,- Euro zzgl. USt. zur Verfügung.22 RäumlichkeitenDer Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer für den Betrieb des -Büro für Tourismus, Kur und Stadtmarketing- und die Erfüllung der benannten Leistungen die Immobilie der Tourist Information im Märchenhaus der Stadt Neukirchen (Text freischaltenMarktplatz 10, 34626 Neukirchen) unentgeltlich und in einer sachgerechten Qualität samt Möblierung und Equipment zur Verfügung.Der Auftraggeber stellt darüber hinaus die Nutzbarkeit der Türmerstube auf Grundlage eines bestehenden Vertrages zwischen der Evangelischen Kirchengemeinde und der Stadt Neukirchen sicher.Der Auftraggeber ist zuständig für die Unterhaltung, Erneuerungsarbeiten, Reparaturen und bauliche Veränderungen der Räumlichkeiten. Der Auftragnehmer ist für den Betrieb des Büros für Tourismus, Kur und Stadtmarketing in den zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten zuständig. Im Rahmen dieser Aufgaben stellt er die Funktionsfähigkeit entsprechend der Aufgaben sicher und übernimmt die Pflege und Reinigung der Räumlichkeiten, der Möblierung und der Ausstattungsgegenstände der Räumlichkeiten.Teil B: Leistungsbeschreibung/-inhalte1 Tourist Information mit angegliedertem Märchenhaus und Türmerstube der Stadt Neukirchen1.1 AufgabenDer Auftragnehmer betreibt eine Tourist Information der Stadt Neukirchen mit angegliedertem Märchenhaus in den Räumlichkeiten Text freischaltenMarktplatz 10, 34626 Neukirchen, sowie der Türmerstube in der Nikolaikirche der Stadt Neukirchen.Der Betrieb der Tourist Information umfasst unter anderem, jedoch nicht ausschließlich, folgende Aufgaben: ? erste Anlaufstelle für Gäste und Leistungsträger?? Ausübung und Vermittlung einer Willkommens-Kultur für Gäste und Besucher?? Auslage und Verteilung / Versand von u.a. Print-Produkten sowie Werbe- und Informationsmaterialien?? Bearbeitung von Anfragen (eMail, Website, Telefon, Vor-Ort)?? Beratung von Gästen, Einheimischen und Leistungsanbietern vor Ort?? Betreuung des Märchenhauses und der Türmerstube sowie Entwicklung und Vermittlung entsprechender Angebote1.2 PersonalDer Auftragnehmer stellt die Besetzung der Tourist Information mit angegliedertem Märchenhaus mit nachweislich tourismusfachlich qualifiziertem Personal sicher.Regelmäßige Aus- und Weiterbildungen des Personals (mind. einmal pro Jahr eine Aus- und Weiterbildungsmaßnahme im Gegenstandsbereich der TI-Tätigkeit) sind nachzuweisen.Im Fall von Krankheit, Urlaub oder Verhinderung auf sonstige Weise stellt der Auftragnehmer die Leistungserbringung der TI über qualifizierte Vertretungen sicher.31.3 ÖffnungszeitenDer Auftragnehmer stellt Kernöffnungszeiten der Tourist Information mit angegliedertem Märchenhaus sicher: ? Montag bis Freitag an durchschnittlich vier Stunden pro Tag?? Samstag an durchschnittlich vier Stunden pro Tag?? sowie nach gesonderter TerminvereinbarungDiese Öffnungszeiten gelten auch an gesetzlichen Feiertagen.Bei erkennbarem Bedarf und nach Abstimmung mit dem Auftraggeber sollen die Öffnungszeiten angepasst werden.1.4 ErreichbarkeitDer Auftragnehmer stellt die Erreichbarkeit wie folgt sicher: ? telefonische Erreichbarkeitszeiten während der Öffnungszeiten?? durchgehende postalische Erreichbarkeit?? durchgehende Erreichbarkeit über Web, Social Media und eMail1.5 Reaktion auf AnfragenDer Auftragnehmer stellt sicher, dass telefonische und postalische Anfragen, eMail-Anfragen, Website-Anfragen, Anfragen via Social Media sowie Anfragen auf andere Weise innerhalb von 24 Stunden (außerhalb von Sonn- und Feiertagen) beantwortet werden.1.6 Betrieb des Märchenhauses und der TürmerstubeDer Auftragnehmer stellt die Zugänglichkeit des Märchenhauses in den Öffnungszeiten der Tourist Information (siehe 1.4) sicher.Zudem betreut und vermittelt der Auftragnehmer Angebote des Märchenhauses, wie z.B. Führungen und Märchenerzählungen im Rahmen von Gastgruppen, Kindergärten, Schulen, Kindergeburtstagen.Der Auftragnehmer stellt die Zugänglichkeit der Türmerstube nach Terminvereinbarung sicher.1.7 BerichtswesenDer Auftragnehmer führt eine qualifizierte Statistik mit aussagekräftigen Nachweisen über folgende Sachverhalte: ? Besuchende der Tourist Information?? Beratungsgespräche am Counter der Tourist Information?? telefonische, postalische, eMail-Anfragen, Website-Anfragen, Anfragen via Social Media sowie Anfragen auf andere Weise nebst durchgeführter Beantwortung?? Versand von Prospekten und Unterlagen?? Besuchende und Besuchendengruppen des Märchenhauses und der TürmerstubeDie Statistik wird monatlich erstellt und fortgeschrieben und dem Auftraggeber bis zum 10. des Folgemonats vorgelegt.Der Auftragnehmer berichtet zudem summarisch einmal jährlich in einem Kurzbericht mit aggregierten Zahlen an den Auftraggeber. Der Bericht ist jeweils bis zum 31.03. mit Bezug zum Vorjahr vorzulegen.42 Management und Marketing in den Bereichen -Tourismus-, -Kur- und -Stadtmarketing- für die Stadt NeukirchenDer Auftragnehmer übernimmt in den Bereichen -Tourismus-, -Kur- und -Stadtmarketing- folgende Management- und Marketingaufgaben für die Stadt Neukirchen:2.1 Übergeordnete Aufgaben?? Maßnahmen zur Profilierung der Stadt Neukirchen in den Bereichen -Tourismus-, -Kur- und -Stadtmarketing- gegenüber Einwohnenden, Besuchenden und Tagesgästen sowie Übernachtungsgästen?? Maßnahmen zum Erhalt der Prädikate Luftkurort und Kneippkurort?? Impulsgebung für die (Weiter-) Entwicklung touristischer, kurörtlicher und freizeitbezogener Infrastruktur, Angebote und Services?? Netzwerkarbeit im Aufgabenbereich des Auftragnehmers, Durchführung von Maßnahmen zur Vernetzung, wie z.B. Unternehmerstammtische, Zusammenarbeit mit den Vereinen in Neukirchen?? Zusammenarbeit mit der Touristischen Arbeitsgemeinschaft (TAG) -Rotkäppchenland-, dem Zweckverband Knüllgebiet, der Destination -Grimmheimat Nordhessen-, dem Hessischen Heilbäderverband e.V., des Landes Hessen, der Deutschen Text freischaltenMärchenstraße sowie anderer im Aufgabenbereich des Auftragnehmers relevanter Organisationen und Akteure2.2 Aufgaben im Bereich Marketing?? Betrieb einer touristischen Website und der Social-Media-Kanäle in Abstimmung mit der Stadt Neukirchen?? (Weiter-) Entwicklung von Print-Medien und -material, u.a. Veranstaltungskalender, Ortspläne, Angebotsflyer?? Platzierung Neukirchens und des Angebots der Stadt und der Leistungsanbieter in Plattformen des Rotkäppchenlands, der Grimmheimat Nordhessen, des hessischen Heilbäderverbands, des Landes Hessen, der Deutschen Text freischaltenMärchenstraße sowie weiterer Partner2.3 Aufgaben im Bereich -Projektplanung, -koordination, -controlling und -monitoring-?? Aufstellung einer jährlichen Maßnahmen- und Marketingplanung mit Budgetierung und Zeitplanung, Vorlage bis 30.09. des Jahres für das Folgejahr beim dem Auftraggeber, Mitwirkung bei der Abstimmung mit einer vom Auftraggeber eingerichteten -Kommission Stadtmarketing und Tourismus-,?? Durchführung eines Marketingcontrollings und -reportings, z.B. in Bezug auf Traffic auf der Website und den Social Media-Kanälen, Anzahl Follower (Social Media), Suchmaschinen-Ranking, Kundenfeedback/-beschwerden, Bewertungen, Verweildauer?? Jahresbericht über die gem. Maßnahmen- und Marketingplanung durchgeführten Aktivitäten, vorzulegen bis zum 31.03. des Jahres mit Bezug zum Vorjahr2.4 Weitere Aufgaben, abhängig von der Maßnahmen- und Marketingplanunga. Marketingmaßnahmeno Online-Marketing, u.a. auch Social Media-Kanäle, Webcam, Videos / Bewegtbildo Print-Konzeption und Umsetzung von Print-Produkteno aktive Presse- und Öffentlichkeitsarbeito Multiplikatoren-, Influencer- und Journalistenmanagement5b. Verkaufsförderung und Vertriebsunterstützungo Ausgewählte Maßnahmen der Verkaufsförderung aus den Bereichen Messen, Promotions, Workshopso Akquisition, Programmentwicklung und Abwicklung des Gruppengeschäftso Einbindung in ein Reservierungssystem für Übernachtungsstätten, Führungen, Touren, Aktivitäten, wie z.B. Angebote des Märchenhauses und der Türmerstubeo Gewinnung und Pflege von Vertriebspartnern und Vertriebskooperationenc. Angebots- und Qualitätsmanagemento Entwicklung und Umsetzung von definierten Angebotsthemen und Zielgruppeno Angebots- und Produktentwicklung gemeinsam mit Leistungsanbieternd. Veranstaltungsmanagemento Weiterentwicklung, Koordination und Aufwertung des Märkte- und Veranstaltungsprogrammso Organisation und Durchführung von und Mitwirkung an Veranstaltungen und Märkteno Bewerbung des Veranstaltungsprogramms ggü. den in 2.1 benannten ZielgruppenDer Auftragnehmer legt dem Auftraggeber bei der Angebotsabgabe ein Konzept vor wie die Punkte aus der Leistungsbeschreiben erreichen werden können.Teil C: Anforderungen an Expertise und Kompetenzen des Auftragnehmers1 Kompetenzen und Expertise im Projektmanagement?? Stellung einer / eines kompetenten, festen Ansprechpartners/in als Projektleitung. Die Person der Projektleitung ist im Angebot vorzustellen. Expertise und Qualifikation der Projektleitung sind in geeigneter Weise nachzuweisen. Ein Austausch der Projektleitung ist nur nach Abstimmung mit dem Auftraggeber möglich.?? Bereitstellung qualifizierten Personals, um die erforderlichen Maßnahmen abzuarbeiten. Das Personal samt Qualifikationen und Expertise ist im Angebot zu benennen. Darüber hinaus ist darzulegen, in welchen zur vorliegenden Ausschreibung vergleichbaren Aufgabenstellungen Projektleitung und das Personal bereits erfolgreich zusammengearbeitet haben.?? Sicherstellung absoluter Termintreue, Sorgfältigkeit und Zuverlässigkeit bei der Ausführung sämtlicher Dienstleistungen. Zeitvorgaben zur Ausführung der Aufträge werden unter Berücksichtigung von Quantität, Komplexität und Priorisierung partnerschaftlich vereinbart.?? Effiziente und reibungslose organisatorische, konzeptionelle und technische Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber?? Professionelles Projektmanagement bei der Auftragsbearbeitung und Priorisierung der Aufgaben2 Inhaltliche Expertise und Kompetenzen?? Nachweisliche Expertise in vergleichbaren Aufgabenstellungen. Hierzu gehören auch ein entsprechender Markt- und Branchenüberblick, nachzuweisen über mindestens eine Referenz in vergleichbaren Aufgabenstellungen, wie unter B. beschrieben.?? Besonderes und laufend aktualisiertes Know-How für die wirksame und vernetzte Kommunikation, in den Bereichen -Tourismus-, -Kur- und -Stadtmarketing-, nachzuweisen?? Kenntnisse und Auseinandersetzung mit den Gegebenheiten der Stadt Neukirchen und der Region6Vom Bieter ist mit dem Angebot ein Konzept vorzulegen, in dem die Herangehensweise an die oben genannten Punkte2 Management und Marketing in den Bereichen -Tourismus-, -Kur- und -Stadtmarketing- sowieTeil C Anforderungen an Expertise und Kompetenzen des Auftragnehmersbeschrieben wird.Es ist vorbehalten die Zuschlagserteilung nach Vorliegen des Erstangebotes vorzunehmen oder aber dem/den Anbietern Gelegenheit zu geben, ihr Konzept persönlich vorzustellen.Teil D: WertungskriterienBei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes für den Gesamtauftrag wendet der Auftraggeber (die Wertung erfolgt in einem Team, das aus drei Personen besteht) folgende Kriterien und Gewichtung an: a) Qualität des Angebots: 40 v.H.a.1 Inhaltliche Vorgehensweise?? Bewertung nach Realisierbarkeit, Umfang und Berücksichtigung örtlicher Besonderheiten: 30 v.H.?? Punktezahl: 0 - 5a.2 Projektplan?? Bewertung nach Plausibilität und Vollständigkeit: 10 v.H.?? Punktezahl 0 - 5b) Expertise des Bieters: 30 v.H.b.1 Referenzen?? Bewertung nach Passung zur Stadt Neukirchen, Aussagekraft: 10 v.H.?? Punktezahl: 0 - 5b.2 Qualität der Projektleitung?? Bewertung nach Qualifikation, Erfahrung und nachweislichen Erfolgen: 10 v.H.?? Punktezahl: 0 - 5b.3 Qualität des Personals?? Bewertung nach Qualifikation und Erfahrung: 10 v.H.?? Punktezahl: 0 - 5Die Wertungen für die Wertungskriterien -Qualität des Angebots- und -Expertise des Bieters- werden anhand von Wertungspunkten bewertet.Es werden 0 bis 5 Wertungspunkte je Kriterium vergeben.Die pro Zuschlagskriterium erreichten Wertungspunkte werden jeweils mit dem zugehörigen Text freischaltenGewichtungsfaktor multipliziert und die so ermittelten Punkte addiert.7Die Wertungspunkte werden für diese Zuschlagskriterien danach vergeben, inwieweit das jeweilige Angebot die jeweiligen Anforderungen an den Verwendungszweck der Leistung erfüllt. Hierbei gilt: ? 0 Punkte = Angaben unzureichend, d. h., Abweichungen, die nicht mehr akzeptabel sind und die Erfüllung des Verwendungszwecks nicht gewährleisten?? 1 Punkt = Angaben mit schweren Beanstandungen, d. h., Abweichungen, die sich erheblich negativ auswirken?? 2 Punkte = Angaben akzeptabel, d. h., Abweichungen, die sich nicht maßgeblich negativ auswirken?? 3 Punkte = Angaben mit leichten Mängeln, d. h., Abweichungen, die sich nicht oder kaum negativ auswirken?? 4 Punkte = Angaben, die keine Mängel erkennen lassen?? 5 Punkte = Angaben, die nicht nur keine Mängel erkennen lassen, sondern in Ansätzen oder umfänglich zeigen, dass das Angebot in Bezug auf das jeweilige Kriterium die Anforderungen sogar übertreffen wird.c) Angebotspreis?? Gesamtpreis inkl. Auflistung der Einzelpreise: 30 v.H.Hinsichtlich des Kriteriums -Angebotspreis- erfolgt die Bewertung anhand des jeweils niedrigsten angebotenen Preises.
Produktschlüssel (CPV): 75000000 Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung, Verteidigung und Sozialversicherung
Ort der Leistung: Am Rathaus 10 34626 Neukirchen
NUTS-Code: DE735 Schwalm-Eder-Kreis.