Ausschreibung Lieferleistung in Hamm

IBV/24/009: Bereitstellung eines Chatbots für die Stadt Hamm.
VO: UVgO Vergabeart: Ex ante Veröffentlichung (Binnenmarktrelevanz).
Bekanntmachung.
Angaben zum Auftraggeber: Text freischaltenStadt Hamm, Bauverwaltungsamt, Zentrale Submissionsstelle, Kontaktstelle Text freischaltenFrau Brohl Text freischaltenGustav-Heinemann-Str. 10 59065 Hamm Telefon:Text freischalten +49 2381-179853 FaxText freischalten +49 2381-172852 eMail Text freischaltensubmission@stadt.hamm.de URL Text freischaltenwww.hamm.de
Art und Umfang der Leistung
Als Ergebnis eines FH-Projektes möchte die Stadt Hamm einen Chatbot beschaffen, der unter dem Motto -familienfreundlichste Stadt- eine weitere Möglichkeit zur Kommunikation mit den Bürgern: innen und für die Bürger: innen bietet. Zunächst soll dieser Chatbot mit Blick auf das Familienrathaus eingeführt werden. Eine Ausweitung auf andere städtische Bereiche ist denkbar/ wünschenswert.
Um sich ein Bild über die Angebote am Markt zu verschaffen, wird die folgende Markterkundung mittels Interessenbekundungsverfahren durchgeführt.
Es soll zunächst ein Chatbot im Kontext des Familienrathauses ins Auge gefasst werden. Hierbei geht es dann um Dienstleistungen
mit Bezug zum Themenfeld -Familie- wie beispielsweise Geburt, Heiraten, Elterngeldleistungen etc.
Dieser Chatbot soll so flexibel sein, dass er problemlos für verschiedene Anwendungszwecke ausgeweitet werden kann. Ein
Beispiel dafür ist die Nutzung des Intranets.
Das Produkt -Chatbot- soll dabei als weiterer Text freischaltenKommunikationsweg in Richtung Verwaltung dienen und keinesfalls ein anderes
Medium (wie beispielsweise Telefon oder eMail) ersetzen. Im Zeichen der Bürgerfreundlichkeit ist der Weg über einen Chatbot für
manche Nutzende ansprechender als telefonische Anfragen zu stellen. Nachfragen per Telefon oder per eMail sind per se weniger
anonym und nicht jeder Bürger/ jede Bürgerin möchte direkt mit einem Mitarbeitenden kommunizieren.
Wünschenswert wäre es, wenn ein Chatbot ebenfalls eine gewisse Barrierefreiheit anbietet (z. B. gleichzeitig auch Voicebot für
sehbehinderte Menschen). Ob es Produkte der Art gibt, wird sich im Rahmen der Marktsichtung herausstellen.
Was weitere Kriterien an einen Chatbot angeht, so ist die Markterkundung bewusst ergebnisoffen ausgelegt. Selbstverständlich
sollte sich das Produkt an das geltende Recht halten und mit Blick auf Cyberkriminalität möglichst sicher, also risikoarm sein.
Von großem Interesse ist auch die technische Anbindung sowie ein möglicher Pflegeaufwand für Mitarbeitende bzw. der
angebotene Support durch den Anbieter selbst.
Weitere Aspekte, die für uns interessant sind, ergeben sich aus den Fragestellungen des Fragenkatalos zu diesem Verfahren (z. B.
u.a. Referenzen, Testung, Einsatz von KI, Mehrsprachigkeit etc.).
Sofern es möglich ist, geben Sie bitte den Preis kalkuliert auf ein Kalenderjahr an.
Haupterfüllungsort
Bezeichnung Familienrathaus Stadt Hamm
Postanschrift Text freischaltenCaldenhofer Weg 10
Ort 59065 Hamm
Ergänzende / Abweichende Angaben zum Haupterfüllungsort: Webportal.
Ausführungsfristen
Zeitraum der Leistungserbringung 4. Quartal 2024/ 1. Quartal 2025
Zusätzliche Angaben:
Bei dieser Veröffentlichung handelt es sich um ein Interessenbekundungsverfahren mit dem Ziel, einen umfassenden Marktüberblick zu erlangen. Es dient vorrangig der Feststellung, ob es Interessenten für die Übernahme der Aufgaben gibt, welche Preisvorstellungen zu diesen Leistungen existieren und welche Vorstellungen der Markt zur Art der Aufgabenerfüllung entwickelt.
Das Interessenbekundungsverfahren ist kein Vergabeverfahren und ersetzt dieses nicht. Kosten werden im Interessenbekundungsverfahren nicht erstattet. Es besteht kein Anspruch auf die Beteiligung des Interessenten an einem späteren Verfahren.
Die Einrichtung/Inbetriebnahme soll voraussichtlich im 4. Quartal 2024/ 1. Quartal 2025 erfolgen.
Folgende Unterlagen sind mit der Interessensbekundung einzureichen bzw. Angaben zu leisten:

1. Konzept zur Einführung eines Chatbots bei der Stadt Hamm.

Dies soll beinhalten:
- ein Richtpreisangebot mit grob geschätzten Preisen zu beispielsweise:
a) Überlassung einer gesamtstädtischen Lizenz.
b) Unterstützungsleistungen Ersteinrichtung / Grundkonfiguration / Durchführung von Workshops.
c) Entwicklungsbudget (z. B. Schnittstellen zu vorhandenen Programmen).
d) Service- und Supportleistungen.
e) sonstigen Kosten (z. B. Gebühren pro aktiven Fall).
- Eine grobe Übersicht der Funktionalitäten (die entsprechenden Kriterien sind aus Art & Umfang der Leistung und dem anliegenden
Fragekatalog zu entnehmen).
- ggf. Schnittstellenbeschreibungen
- ggf. Angaben zum Administrationsumfang und -aufwand

2. Referenzliste von Kommunen und/oder Unternehmen mit Angabe der Größenordnung zum Nachweis der Erfahrung im Hinblick

auf die dortige Einführung eines Chatbots. Bitte eine Übersicht der zuletzt bearbeiteten Projekte einreichen.