Öffentliche Ausschreibung in Berlin

Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung (ÖA) gemäß Unterschwellenvergabeordnung (UVgO).
Ausschreibende Stelle:
Text freischaltenWBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH, Abteilung Zentraler Einkauf, Text freischaltenDircksenstraße 38, 10178 Berlin.
Termine: Öffnungstermin: am 22.05.2024 10:00:00 Uhr. Bindefrist: bis zum 21.06.2024.
Mit der Ausführung ist zu beginnen: am 01.06.2024.
Die Leistungen sind fertigzustellen: am 31.05.2025.
Wesentlicher Leistungsumfang: Seit 2021 wird bei der WBM die Software enaio von Optimal Systems als Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingesetzt. Aktuell wird die Version 9.10 verwendet. Ca 150 lizenzierte Nutzer, die organisationsübergreifend bei der WBM tätig sind, nutzen enaio als DMS.
Der bestehende Rahmenvertrag mit dem Hersteller zur Betreuung der Software in den Bereichen Service, Support und Customizing nähert sich dem Ende seiner Laufzeit.
In Anbetracht dessen soll ein neuer Vertrag abgeschlossen werden mit einem spezialisierten und motivierten externen IT-Dienstleister.
Gegenstand der Ausschreibung ist es, diese Leistungen zur Unterstützung (insbesondere Nutzerbetreuung, Customizing, Service & Support, Schulung/Einweisung) für ein Jahr zu vergeben.
Die Aufgaben sollen durch einen enaio-Experten wahrgenommen werden.
Der Auftraggeber erwartet auch eine Stellvertretung, die nicht nur bei Urlaub/Krankheit/etc.
aktiv wird, sondern auch bei Bedarfsspitzen Leistungen übernimmt.
Vergabeunterlagen: Die Vergabeunterlagen sind auf der Vergabeplattform Berlin hinterlegt. Um die Vergabeunterlagen zu downloaden, Informationen über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu erhalten und Angebote elektronisch einzureichen, ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform Berlin erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei.
Folgende Nachweise/Angaben/Unterlagen sind soweit erforderlich, ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen:
Angebotsdeckblatt, Angebot für Beratungsleistungen, Leistungsbeschreibung, Preisblatt WBM enaio, Unterauftragnehmererklärung (bei Bedarf), Bietergemeinschaftserklärung (bei Bedarf).
sind zusätzlich mit dem Angebot und werden Vertragsbestandteil einzureichen:
Bewertung WBM enaio.
Bieter müssen den folgenden Eignungskriterien genügen:
Es sind zwei Mitarbeiter/innen gefordert, welche für die Dienstleistungserbringung vorgesehen sind:
- Eine/en enaio Experten/in (Senior Level) und,
- Eine/en enaio Fachmann/Fachfrau (Consultant Level).
Der/die enaio Experten/in (Senior Level) muss folgenden Voraussetzungen genügen:
- Mind. 60 Monate (5 Jahre) Berufserfahrung in einem einschlägigen Bereich
(z.B. DMS-Berater, Informatiker);
- Zertifizierung von Optimal Systems: mind. Enaio-essentials;
- Zwei persönliche Referenzen. Die Referenzen müssen mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sein und die weiteren folgende Voraussetzungen erfüllen:
o Umsetzung/Modellierung der Enaio DMS-Software
o Laufzeit der Referenzen: Mindestens ein Jahr
o Aus den Referenzen und deren Beschreibung muss hervorgehen, dass der enaio Experten/in in folgenden Themengebiete Erfahrungen aufweisen kann:
Bereitstellung und Entwicklung von Akten (Schränken) in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen Erfahrung in Entwicklung von geschäftsprozess-basierten Workflows innerhalb der Akten (Schränke) in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen Konzeption und Planung, Projektunterstützung von enaio bereitgestellten Schnittstellen (API etc.) und Drittanbieter-Software Umsetzung von Berechtigungsverfahren (User/Gruppen) in enaio Der/die enaio Fachmann/Fachfrau (Consultant Level) muss folgenden Voraussetzungen genügen:
- Mind. 36 Monate (3 Jahre) Berufserfahrung in einem einschlägigen Bereich
(z.B. DMS-Berater, Informatiker);
- Zertifizierung von Optimal Systems: mind. Enaio-essentials;
- Zwei persönliche Referenzen. Die Referenzen müssen mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sein und die weiteren folgende Voraussetzungen erfüllen:
o Umsetzung/Modellierung der Enaio DMS-Software
o Laufzeit der Referenzen: Mindestens ein Jahr.
Zuschlagskriterien: Die Zuschlagskriterien finden sich in folgendem Dokument: Bewertung WBM Enaio.
Betriebshaftpflicht Im Auftragsfalle ist der aktuelle Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mindestens 5 Mio. EUR für Personen-, Sachschäden pauschal mit einer zweifachen Maximierung, mit mindestens 100.000 Euro für Vermögensschäden und eine Mitversicherung von Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20.000,00 EUR.
Nebenangebote: Nebenangebote sind nicht zugelassen.
Hauptangebote: Mehrere Hauptangebote sind nicht zugelassen.
Zuschlagskriterien: Das wirtschaftlichste Angebot bezüglich:
mehrere Zuschlagskriterien gemäß Vordruck Zuschlagskriterien.
Losweise Vergabe: nein.
Angebote können abgegeben werden:
elektronisch in Textform, elektronisch mit fortgeschrittener Signatur, elektronisch mit qualifizierter Signatur.
Bei elektronischer Angebotsübermittlung in Textform ist der Bieter und die natürliche Person, die die Erklärung abgibt, zu benennen; falls vorgegeben, ist das Angebot mit der geforderten Signatur/ dem geforderten Siegel zu versehen. Das Angebot ist zusammen mit den Anlagen bis zum Ablauf der Angebotsfrist über die Vergabeplattform der Vergabestelle zu übermitteln.
Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch.
Fragen: Sollten sich aus den Vergabeunterlagen Fragen ergeben, sind diese bis spätestens zum 15.05.2024, 12:00 Uhr ausschließlich über die Vergabeplattform Berlin an die Vergabestelle des Auftraggebers unter Bezugnahme der Vergabenummer: Text freischaltenzu richten. Die Fragen werden zeitnah durch den Auftraggeber.
Der Auftraggeber informiert die Teilnehmer über eingegangene Fragen, dazu abgegebene Erklärungen und über Änderungen an den Vergabeunterlagen über die Vergabeplattform Berlin. Die Vergabestelle empfiehlt allen Interessenten, täglich die aktuellen Informationen
sowie Antworten auf Interessentenfragen von der Vergabeplattform Berlin abzurufen.
Für den Fall, dass das Vertragsverhältnis, mit dem in diesem Vergabeverfahren beauftragten Bieter innerhalb eines Jahres aufgrund von Insolvenz, Kündigung oder anderer vergleichbarer Gründe (bspw. Vertragsaufhebung im gegenseitigen Einvernehmen) beendet wird, behält sich der Auftraggeber vor, die Leistungen unter Einhaltung der angebotenen Preise an einen anderen Bieter dieses Vergabeverfahrens zu vergeben, beginnend mit dem Bieter mit dem nächst-wirtschaftlicheren Angebot.