Ausschreibung Lieferleistung Hardware in Potsdam

V2024/KM001: Förderantragssoftware für Landesprogramm Klasse: Musik für Brandenburg
VO: UVgO Vergabeart: Ex ante Veröffentlichung (Binnenmarktrelevanz)
Bekanntmachung
Angaben zum Auftraggeber, Bezeichnung Text freischaltenVerband der Musik- und Kunstschulen Brandenburg e. V., Kontaktstelle Text freischaltenFrau Peuker
Zu Händen Text freischaltenFrau Peuker
Postanschrift Text freischaltenSchiffbauergasse 4b
Ort 14467 Potsdam, Telefon:Text freischalten 033120164724
eMail Text freischaltenpeuker@vdmk-brandenburg.de
URL Text freischaltenhttps://www.vdmk-brandenburg.de/
Art und Umfang der Leistung
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit gibt der Verband für Musik- und Kunstschulen Brandenburg e. V. bekannt, eine Förderantragssoftware für die vollständige
Abwicklung des Förderverfahrens des Landesprogramms -Musische Bildung für alle- erwerben zu wollen.
Hintergrund
Der Verband für Musik- und Kunstschulen Brandenburg e. V. ermöglicht mithilfe von landeseigenen Fördermitteln die Projekte
Klasse: Musik, Klasse: Kunst, Inklusive: Musik, Klingende: Kita und Kultur: Kita, mit denen der Schul- und Kitaalltag der Kinder
musikalisiert bzw. künstlerisch gestaltet werden soll. Dafür gehen allgemeinbildende Grundschulen/Einrichtungen der
Behindertenarbeit und Kindergärten mit einer anerkannten Musik- und/oder Kunstschule eine Kooperation ein. Bestandteil der
Kooperation ist die Eröffnung und dann Etablierung einer Musik- und /oder Kunstklasse bzw. -gruppe an der jeweiligen Einrichtung.
Die Musik- und/oder Kunstschule stellt im Zuge der Zusammenarbeit eine ihrer Lehrkräfte zur Verfügung, die gemeinsam mit der
Pädagogin/dem Pädagogen an den Einrichtungen die Musik- und/oder Kunstklasse im Tandem unterrichtet. Der Verband stellt für
diese Zusammenarbeiten zwischen Bildungseinrichtung/und Musik- und Kunstschule die instrumentale/künstlerische Ausstattung
zur Verfügung und übernimmt die Personalkosten der Musik- bzw. Kunstschullehrkraft für die im Tandem unterrichteten Stunden.
Die Beantragung der Personalkosten sind demnach das Herzstück der Förderanträge, die für jedes Schulhalbjahr beim Verband zu
beantragen sind. Aktuell haben nehmen ca. 245 Musikklassen,
ca. 20 musizierende Gruppen im Programm Inklusive: Musik,
ca. 17
Kita-Gruppen und ca. 12 Kunstklassen am Programm teil. Ebenfalls Bestandteil der
Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung von Antragsverfahren (e-Akte) will auch der Verband das bislang ausschließlich analoge
Förderantragsverfahren digitalisieren. Aufgrund des mehr als zehnjährigen Bestehens des Programms, ist der zu bearbeitende
Datensatz an Anträgen für jedes Schulhalbjahr annähernd gleich. Dies führt auf beiden Seiten dazu, dass nahezu identische
Angaben bei jedem Vorgang händisch eingetragen und ausgewertet werden müssen. Dieses Vorgehen beansprucht personelle
und zeitliche Ressourcen und soll daher künftig in einem digitalen Verfahren für beide Seiten - Antragssteller (AS;
Musik- und
Kunstschulen) und Antragsgenehmiger (AG;
VdMK) - stark vereinfacht werden.
Anforderungen an die Software
Die geplante digitale Antragssoftware soll daher folgende Aufgaben erfüllen bzw. Anforderungen entsprechen:
- Browserbasierte Online-Eingabemaske für die Antragssteller (SaaS)
o Programmiert als Responsive Design für PCs, Smartphones und Tablets
o Browserkompatibilität muss für gängige Browser (Firefox, Safari, Chrome, Edge)
o Barrierefreiheit
- Passwortgeschützter Zugang für die Antragssteller für halbjährliche Eingabe der Daten UND für Antragsgenehmiger zur
Überprüfung der eingegebenen Daten? hierarchisierte Rechteverwaltung (Admin/Nutzerzugänge)
o Passwörter sollten aus dem System heraus generiert werden, damit AG die Zugänge im Fall des Verlusts der Zugangsdaten
wiederherstellen kann
o DSGVO-konformes Erfassen von eingegebenen Personendaten in eine auf die spez. Anforderungen zugeschnittene
Eingabemaske
- Daten pro Antragssteller müssen im Nutzerbereich gespeichert werden, sodass lediglich bei Abweichungen Änderungen
vorgenommen werden müssen
- Datenbank, in der die eingetragenen Daten gespeichert und abgerufen werden können
- Automatische Überprüfung der eingetragenen Daten auf Vollständigkeit/bzw. Abweichung vom Vorjahr
o Hinweis bei Abweichungen bzw. Unvollständigkeit an AS und AG
- Automatische Vorprüfung für den AG auf Vollständigkeit des Antrags und rechnerischen Richtigkeit der Daten in Vorbereitung auf
Erstellung der Zuwendungsverträge/Verwendungsnachweises
- Export der eingegebenen Daten als PDF/Excel/Word
- Erstellung einer Dokumentenvorlage für Zuwendungsverträge/Verwendungsnachweise bzw. Prüfvermerke für Förderzu- und -
absagen direkt in dem System
o Zuwendungsbescheide sollen direkt nach der erfolgreichen Prüfung aus dem System heraus erstellt werden.
Anforderungen an die Firma/Leistungserbringer
- Sehr gute Erfahrung mit der erfolgreichen Programmierung, Implementierung und kontinuierlichen Betreuung von digitalen
Antragsverfahren (z. B. Stipendien, Förderanträge, Bewerbungen) und den beteiligten Personen (Fördermittelgeber, Antragssteller,
Verwaltung etc.)
o Diese Erfahrung muss im Zuge des Vergabeverfahrens mit einschlägigen Referenzen nachgewiesen werden! Diese Referenzen
werden durch den AG geprüft
- Komplette Abwicklung des gesamten Prozesses:
o Kennenlernen des speziellen Förderverfahrens
o Erarbeitung der Online-Antragssoftware
- Implementierung der bisherigen Datensätze
- Erstellung der Nutzerverwaltung
o Bereitstellung der Lizenzen
o Bereitstellung der Serverkapazitäten (skalierbar, um höheren Bedarf zu den Antragsstellungsfristen zu gewährleisten)
o IT-Support für beide Seiten AS/AG
Haupterfüllungsort
Bezeichnung Verband der Musik- und Kunstschulen Brandenburg e. V.
Postanschrift Text freischaltenSchiffbauergasse 4b
Ort 14467 Potsdam
Ausführungsfristen
Zeitraum der Leistungserbringung
Die geforderte Software muss zum Januar 2025 vollständig betriebsbereit sein.
Zusätzliche Angaben
Interessierte Wirtschaftsteilnehmer nehmen bitte bis zum 21. April mit dem VdMK Kontakt auf und bekunden ihr Interesse an der
Teilnahme an einem sich anschließenden Verfahren (VerhandlungsVergabe mit Teilnahmewettbewerb). Zu diesem Verfahren
werden die Wirtschaftsteilnehmer eingeladen im Anschluss an die Frist über die Vergabeplattform des Landes Brandenburg
eingeladen.
Wichtig: Die beabsichtigte Leistung wird mit Mitteln einer Landesförderung finanziert. Die Leistungserbringung erfolgt vollständig in
2024. Zusätzlich zum Vertragsschluss mit Zuschlagserteilung werden mit dem bezuschlagten Bieter EVB-IT-Verträge geschlossen.
Der Betrag hierfür ist gedeckelt und kann nicht überschritten werden. Die gesamte Leistung (inkl. Beratung/IT-Support/Lizenzkosten
im ersten Jahr) darf 35.000,- Euro nicht überschreiten.
Kontaktdaten:
Verband der Musik- und Kunstschulen Brandenburg e. V.
Vergabestelle: Dominique Peuker, E-Mail: Text freischaltenpeuker@vdmk-brandenburg.de
Tel:Text freischalten 0331 20164724
Bekanntmachungs-ID: Text freischaltenCXP9YUR6ULT