Öffentliche Ausschreibung in Kiel

Systemunterstützung für die MaRiskComplianceFunktion
Die Investitionsbank SchleswigHolstein (die Auftraggeberin) das zentrale Förderinstitut des Landes
SchleswigHolstein berät, fördert und finanziert Unternehmen, Privatpersonen und Kommunen in
SchleswigHolstein. Die Auftraggeberin ist eine rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts und besitzt eine
Bankerlaubnis der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin). Träger und alleiniger Eigentümer
der Auftraggeberin ist das Land SchleswigHolstein. Sie beschäftigt rund 800 aktive Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter. Die Auftraggeberin sucht eine SaaSLösung zur Erfüllung der Aufgaben der ComplianceFunktion
gemäß MaRisk, zur Identifikation, Inventarisierung und risikoorientierten Bewertung der wesentlichen
(aufsichts)rechtlichen Anforderungen und Vorgaben, deren Nichteinhaltung zu einer Gefährdung des Vermögens
des Instituts führen kann. Das Inventar für die MaRiskComplianceFunktion wird seit 2018 in einer Lotus
Notes Datenbank geführt. Für die fortlaufende Aktualisierung des Inventars nutzt die MaRiskCompliance
Funktion eine LegalMonitoringPlattform, das Gesetz und Verordnungsblatt SchleswigHolstein und die
Mitteilungen und Gremienschreiben des Verbands der öffentlichen Banken (VÖB). Die Pflege des Inventars
erfolgt durch manuelle Übertragung neuer Normen und Aktualisierung bestehender Datenbankeinträge
Gegenstand der Ausschreibung: Es wird eine sich aus zwei Losen zusammensetzende Lösung
als SaaS Anwendung ausgeschrieben. Die Gesamtlösung soll aus einem Informationsportal für
die Identifikation (Los 1) sowie einer FachApplikation zur Inventarisierung und risikoorientierten
Bewertung (Los 2) von wesentlichen rechtlichen Anforderungen und Vorgaben bestehen
Die Ausschreibung erfolgt in folgenden 2 Losen: Los 1: Bereitstellung und Betrieb eines Informationsportals für
die Identifikation der für die Auftraggeberin wesentlichen rechtlichen Anforderungen als SaaS Lösung. Los 2:
Bereitstellung und Betrieb einer (Fach) Applikation zur Inventarisierung und risikoorientierten Bewertung der für den
AG wesentlichen rechtlichen Anforderungen und Vorgaben als SaaS Lösung.
Bereitstellung und Betrieb eines Informationsportals für die Identifikation der für die Auftraggeberin wesentlichen
rechtlichen Anforderungen als SaaS Lösung.
Beschreibung: Die funktionalen und technischen Anforderungen an die (Fach) Applikation sind detailliert
in dem Lastenheft (siehe Anlage 1 zur Leistungsbeschreibung) beschrieben. Die Anbieter, die nicht
alle KOKriterien aus dem Lastenheft einhalten können, werden aus dem Verfahren ausgeschlossen
Erwartete Nutzerzahlen: In der nachfolgend dargestellten Übersicht zu den Nutzergruppen wird die im
Rahmen einer internen Erhebung ermittelte Anzahl an Nutzern der (Fach) Applikation pro Nutzergruppe
angegeben. Auf Basis dieser Angaben soll die Abgabe des Angebotes erfolgen. Es gilt zu beachten,
dass die Angaben eine grobe Schätzung darstellen und lediglich als Indikation für das Angebot dienen
Nutzergruppe Compliance (Primärnutzer) = Anzahl 5 Nutzergruppe Fachbereiche (Sekundär über WorkflowSystem)
= Anzahl 45
Zeitplan: Die Einführung des Informationsportals bei der Auftraggeberin ist im Zeitraum nach Zuschlagserteilung bis
zum 01.11.2024 umzusetzen
Der Vertragsschluss erfolgt auf der Basis der von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellten EVBIT Vertrag über
Cloudleistungen und der Vereinbarung Auftragsverarbeitung (Anhang 3 zum Vertrag in den Vergabeunterlagen).
https://ted.europa.eu/TED
Testzugang: Es ist mit der Angebotsabgabe bis zur Vergabeentscheidung ein Testzugang zur (Fach)
Applikation für mind. 3 Mitarbeitende der IB.SH zu ermöglichen und auf Anforderung zur Verfügung zu stellen
Präsentationen/Verhandlungsgespräche: Nach der Abgabe des Angebotes sind Verhandlungsgespräche mit den
Bietern vorgesehen. Im Rahmen des Verhandlungsgespräches ist das Informationsportal zu präsentieren. Die
Terminabsprache für das Verhandlungsgespräch findet nach der Angebotsabgabe statt. Die Verhandlungsgespräche
sind voraussichtlich in KW 2526 2024 durchzuführen.
Bereitstellung und Betrieb einer (Fach) Applikation zur Inventarisierung und risikoorientierten Bewertung der für
den AG wesentlichen rechtlichen Anforderungen und Vorgaben als SaaS Lösung
Beschreibung: Die funktionalen und technischen Anforderungen an die (Fach) Applikation sind detailliert
in dem Lastenheft (siehe Anlage 1 zur Leistungsbeschreibung) beschrieben. Die Anbieter, die nicht
alle KOKriterien aus dem Lastenheft einhalten können, werden aus dem Verfahren ausgeschlossen
Erwartete Nutzerzahlen: In der nachfolgend dargestellten Übersicht zu den Nutzergruppen wird die im
Rahmen einer internen Erhebung ermittelte Anzahl an Nutzern der (Fach) Applikation pro Nutzergruppe
angegeben. Auf Basis dieser Angaben soll die Abgabe des Angebotes erfolgen. Es gilt zu beachten,
dass die Angaben eine grobe Schätzung darstellen und lediglich als Indikation für das Angebot dienen
Nutzergruppe Compliance = Anzahl 5 Nutzergruppe Fachbereiche = Anzahl 45
Zeitplan: Die Einführung der (Fach) Applikation hat bei der Auftraggeberin ist im Zeitraum nach Zuschlagserteilung
bis 31.12.2024 zu erfolgen
Der Vertragsschluss erfolgt auf der Basis des von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellten EVBIT
https://ted.europa.eu/TED
Vertrages über Cloudleistungen (Anlage 2 zu dieser Leistungsbeschreibung der Vergabeunterlagen) und der
Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Anlage 4 zum EVBIT Vertrag über Cloudleistungen Vergabeunterlagen)
Testzugang: Es ist mit der Angebotsabgabe bis zur Vergabeentscheidung ein Testzugang zur (Fach)
Applikation für mind. 3 Mitarbeitende der IB.SH zu ermöglichen und auf Anforderung zur Verfügung zu stellen
Präsentation/Verhandlungsgespräche: Nach der Abgabe des Angebotes sind Verhandlungsgespräche mit den
Bietern vorgesehen. Im Rahmen des Verhandlungsgespräches ist die (Fach) Applikation zu präsentieren. Die
Terminabsprache für das Verhandlungsgespräch findet nach der Angebotsabgabe statt. Die Verhandlungsgespräche
sind voraussichtlich in KW 2526 2024 durchzuführen.