Ausschreibung in Greifswald, Hansestadt

1 Beschaffer:

1.1 Beschaffer:

Offizielle Bezeichnung: Leibniz-Institut für Plasmaforschung & Technologie
Art des öffentlichen Auftraggebers: Zuwendungsempfänger, soweit nichts anderes zutrifft
Haupttätigkeiten des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2 Verfahren:

2.1 Verfahren:

Titel: Dokumentenmanagementsystem.
Beschreibung: Für die gesetzeskonforme, revisionssichere Speicherung von Dokumenten wird ein Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) für das Leibniz-Institut für Plasmaforschung und Technologie e.V. (INP) benötigt. Mit der Integration eines DMS muss das Institut in der Lage sein, seine Dokumente medienbruchfrei zu verarbeiten, zu erfassen, zu speichern und zurückzuverfolgen. Die Möglichkeit der Speicherung von Papierdokumenten und digitalen Dateien in einem strukturierten, digitalen Dokumentenarchiv muss gewährleistet sein. Das DMS muss eine Schnittstelle zum vorhandenen ERP-System Microsoft Dynamics NAV 2018 bieten, wobei NAV das führende System bleiben muss. Vorbereitend auf die in den nächsten Jahren notwendige Umstellung von NAV auf Business Central, ist auch eine Schnittstelle zwischen DMS und Business Central zwingend erforderlich.
Kennung des Verfahrens: b1000000-c0de-4000-a000-00d454241661
Interne Kennung: INP-18-2024 DMS
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Das Verfahren wird beschleunigt: Nein

2.1.1 Zweck:

Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung(cpv): 72268000Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung(cpv): 48000000Softwarepaket und Informationssysteme

2.1.2 Erfüllungsort:

NUTS-3-Code: Vorpommern-Greifswald(DE80N), Land: Deutschland

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 217000EUR

2.1.4 Allgemeine Informationen:

Verfahrensart
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
VgV

2.1.5 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

2.1.6 Ausschlussgründe:

Rein nationale Ausschlussgründe: [ Browserbasiert Zugriff von Smartphone oder Tablet um Dokumente
freizugeben inklusive Mehrfaktor-Authentifizierung Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV 2018 und
Business Central Integration des DMS in MS NAV (Zugriff auf Dokumente im DMS und Verarbeitung von
Workflow Formularen direkt im NAV unter Berücksichtigung der Benutzerrechte, Verarbeitung von Daten
aus NAV in DMS) Anbindung an Active Directory detaillierte Benutzerverwaltung
(Anlegen/Ändern/Löschen für bestimmte Bereiche einschränken, Zugriff auf bestimmte Daten je nach Funktion
im Unternehmen etc.) -> Anlegen von Rollen Zugriff auf verschiedene Dokumenttypen für die jeweils
berechtigten Abteilungen, auch gleichzeitig und systemunabhängig Nachverfolgbarkeit aller
Bearbeitungsschritte Einbindung von Workflows (Ausfüllbarkeit und Speicherung von Antragsformularen
(z.B. Bestellungen, Urlaub, Dienstreise, etc.)) Umsetzung des Freigabe-/Genehmigungsprozesses unter
Berücksichtigung von Vertretungsregeln Revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung von Belegen
und Dokumenten Wiederherstellungsfunktion für gelöschte Daten Zuordnung eines Dokuments zu
verschiedenen Akten/Vorgängen sollte möglich sein ohne es doppelt abzuspeichern (single source of truth)
interner / externer Versand von Unterlagen/Benachrichtigungen per digital signierter E-Mail direkt aus dem
DMS ohne Zwischenspeichern der Unterlagen (Anbindung per SMTP) Import von Emails und Mailanhängen,
ZIP-Dateianhänge entpacken Historie zu Änderungen an den Dokumenten (Datum, Zeit, Benutzer) Update
und Upgrade-Verfahren durch den Auftragnehmer mit tolerierter Ausfallzeit von 4h außerhalb der
Kernarbeitszeit Supportvertrag mit definierter Reaktionszeit und vertragliche Verpflichtung zur Betreuung
durch qualifiziertes Personal in deutscher Sprache
Zahlungsunfähigkeit: [ Das Unternehmen ist nicht zahlungsunfähig, es ist über das Vermögen des
Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet oder mangels
Masse abgelehnt worden, und es befindet sich auch nicht in Liquidation oder hat seine Tätigkeit eingestellt.
Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben: [ Das Unternehmen hat seine
Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung ordnungsgemäß
erfüllt.

5 Los

5.1 Los:

LOT-0001
Titel: Nicht losweise Vergabe
Beschreibung: Nicht losweise Vergabe
Interne Kennung: Nicht losweise Vergabe

5.1.1 Zweck:

Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung(cpv): 72268000Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung(cpv): 48000000Softwarepaket und Informationssysteme

5.1.2 Erfüllungsort:

Ort: Greifswald, Hansestadt
Postleitzahl: 17489
NUTS-3-Code: Vorpommern-Greifswald(DE80N)
Land: Deutschland

5.1.3 Geschätzte Dauer:

Datum des Beginns: 01/10/2024
Enddatum: 31/03/2025

5.1.6 Allgemeine Informationen:

Nicht mit EU-Mitteln finanziertes Beschaffungsprojekt
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe:

Art der strategischen Beschaffung: Entfällt

5.1.9 Eignungskriterien:

Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Eigenerklärung gem. §124 GWB
Beschreibung: Eigenerklärung
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens
eingeladen werden sollen
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Erklärung KMU gemWGE UVgO
Beschreibung: Eigenerklärung
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens
eingeladen werden sollen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3

5.1.11 Auftragsunterlagen:

Verbindliche Sprachfassung der Vergabeunterlagen: DEU
Internetadresse der Auftragsunterlagen:
https://bi-medien.de/ausschreibungsdienste/ausschreibungen/D454241661

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe:

Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung:
https://bi-medien.de
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Nebenangebote: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 07/06/2024 23: 59,
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Eine Nachforderung von Unterlagen nach Fristablauf ist nicht ausgeschlossen.
Zusätzliche Informationen: Der öffentliche Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter
Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende,
unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen,
Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu
korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu
vervollständigen.
Auftragsbedingungen:
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: Nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: Ja

5.1.15 Techniken:

Rahmenvereinbarung: -.
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: -.

5.1.16 Weitere Informationen, Mediation und Überprüfung:

Überprüfungsstelle: [ Leibniz-Institut für Plasmaforschung & Technologie

8 Organisationen:

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Leibniz-Institut für Plasmaforschung & Technologie
Identifikationsnummer: DE137584418
Zusätzlicher Name: Einkauf
Postanschrift: Felix-Hausdorff-Str. 2
Ort: Greifswald, Hansestadt
Postleitzahl: 17489
NUTS-3-Code: Vorpommern-Greifswald(DE80N)
Land: Deutschland
Kontaktstelle: Lydia Krüger
E-Mail: inp-vergabe@inp-greifswald.de
Telefon: +49 (3834) 5543974
Fax: +49 (3834) 554375
Internet-Adresse:
https://www.leibniz-inp.de
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Überprüfungsstelle

11 Informationen zur Bekanntmachung:

11.1 Informationen zur Bekanntmachung:
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: c3ed5bb2-607f-4b36-b5be-728b718440e6-01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 07/05/202408: 49,
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch.